Romjulsfest: Info til frivillige

Hei, og takk for at du har meldt deg som frivillig til å være med å gjennomføre romjulsfesten!

Vi er greit bemannet, og forventer at dette skal bli en fin kveld både for frivillige og for festdeltakere. Ikke minst kan vi basert på antall solgte billetter forvente at klubben vil sitte igjen med gode inntekter, som skal gå tilbake til å finansiere tilbudet til våre barn og unge.

Grovt utkast til kjøreplan:
Rigging: 1400-1800.
Innslipp: 18:00
Quiz og underholdning med Nils Trygve Markhus og Ørjan Bakke: 18:45-19:45
Konsertstart: 21:00
Bar stenger kl 01:30
Bussene går kl 01:45,
lokalet skal være tømt senest 02:00.
Nedrigg: forventer at det tar en times tid

Oppgaver rigging:
– Klargjøre gulv
– Bistå med scenerigg
– Sette opp barer og fylle opp med varer
– Sette opp bord og stoler

Oppgaver under festen:
– Kontrollere billetter og legitimasjon og feste billettarmbånd på de som ankommer
– Bistå med adgangskontroll ved behov (først og fremst Securitas sin jobb)
– Salg av bonger
– Servering
– Rydding ved behov
– Være synlig rundt omkring, ivareta de som av ulike årsaker trenger det
– Tilkalle Securitas i tilfelle tilløp til vanskelige situasjoner

Oppgaver nedrigging:
– Rydde vekk gulvmatter
– Fjerne boss
– Bistå med nedrigging av scene og teknisk
– Tørke over og fjerne barer, bord og stoler

Siden vi ikke har gjort dette før blir det ingen klar oppdeling i grupper under selve festen. Vi må bidra der vi ser det er behov. Er det lang kø i en bar trenger baren flere folk. Er det mye rot og boss trenger vi flere folk til å rydde. Det vil være noen som har hovedansvar for de ulike områdene, som da tar ansvar for å sende frivillige dit det er behov. Siden vi ikke veit hvor mange billetter vi til slutt selger kan vi heller ikke dele opp i en tidligvakt og en seinvakt. Dersom vi selger ut alle billettene trenger vi hele mannskapet hele kvelden for å tilfredsstille politiets krav til bemanning.

Lena Medhaug er hovedansvarlig for bar og servering. Eskil Moen er kontaktperson for alt annet.

De som skal delta på rigging må møte senest kl 14:00. De som skal delta på selve festen må møte senest 17:30. De som blir med på nedrigging kan møte noe seinere.

Utvalg i baren blir øl 0.5 liter, cider 0.5 liter, breezer 0.33 liter og vin 0.2 liter. I tillegg blir det salg av nøtter. Drikkevarer betales med bonger. Brukte bonger må rives i stykker slik at ikke noen finner brukte bonger i bosset og bruker dem på nytt. Nøtter kjøpes ved at man betaler med vipps i baren. Det vil være en bar i 2 etg foran kjøkkenet, og én nede på hallflaten. Salg av bonger skjer ved egen disk i nærheten av barene. Øl, cider og breezer kjøper vi inn på boks/flaske. Men vi har ikke lov til å levere ut drikke uten å tømme det i beger først. Så jobben i baren blir å helle drikke over i beger, å bytte drikke mot bonger, og å selge nøtter.

Tribunene blir trukket ut, i tillegg til at det blir satt ut bord og stoler til ca 200 personer.

Garderobene og toalettene mellom klatrehallen og turnhallen blir satt av til «personalgarderobe», slik at de som er på jobb har et sted å legge fra seg tøy, og å gå på toalettet. Renhold på toaletter vil håndteres av innleid arbeidskraft.

Frivillige vil få utdelt blå billettarmbånd. Disse får dere av meg eller Lena. Deltakere med bussbillett vil få sorte billettarmbånd, deltakere uten bussbillett vil få grønne billettarmbånd. Alderskontroll skjer ved utdeling av billettarmbånd, slik at det ikke skal være nødvendig å kontrollere legitimasjon hverken ved innslipp eller ved servering.

Basert på antall billetter solgt så langt, og antall frivillige vi har til rådighet, forventer vi at vi kommer til å ha rundt 600 deltakere på festen.

Håper denne informasjonen gir alle et greit bilde av hva som skal skje, dersom det er spørsmål så bare ta kontakt. Om du tror svaret på spørsmålet er relevant for andre kan du også legge ut spørsmål her i gruppa 😊